Hogyan ért minket a karantén, és hogyan reagáltunk a helyzetre?

Számtalanszor hangsúlyoztuk már az őszinte kommunikáció fontosságát. Ennek mentén írtuk meg ezt a cikket is. Szeretnénk ugyanis, ha az emberek elkezdenének beszélni egymással a problémáikról, nehézségeikről – őszintén.

Ezért megírtuk, nekünk milyen kihívásokkal kell szembenéznünk a koronavírus okozta krízis idején. Hogyan készültünk fel a várható eseményekre, közben milyen akadályokba ütköztünk, és ezeket hogyan hidaltuk át.

Mindezzel csupán a párbeszéd megteremtése, a nyitott beszélgetések inspirálása a célunk. Mert ezekből tudunk tanulni és könnyebben átlendülni az akadályokon.

A karantén előtti napok

Az első regisztrált magyar beteget március 4-én jelentette be Orbán Viktor miniszterelnök, a Koronavírus-járvány Elleni Védekezésért Felelős Operatív Törzs irányítója. Ekkor még sokan bíztak abban, hogy itthon nem kell olyan súlyos kimentellel számolnunk, mint például Olaszországban – később az USA-ban és Spanyolországban.

Bár titkon bíztunk abban, hogy a helyzet itthon nem lesz olyan komoly, mint például Olaszországban, már január végén tervezni kezdtük, hogyan vészeljük át az esetleges karanténhelyzetet. Hogyan biztosítunk továbbra is stabil megélhetést munkatársainknak, és hogyan tudjuk a megváltozott helyzetben is gyorsan és hatékonyan megoldani ügyfeleink problémáit.

Azért is volt elemi fontosságú, hogy folyamatosan képben legyünk a vírushelyzet alakulásával, mert a kínai újév január végén kezdődött. Ilyenkor átlagosan 2 hétig nem számíthatunk az ottani beszállítóinkra. Most azonban a vírushelyzet is nehezítette a dolgunkat, így átmenetileg más beszállítókhoz kellett fordulnunk. (Ha nem cselekedtünk volna időben, jó eséllyel nem tartana ki a raktárkészletünk, ugyanis mire a kínai export újraindult, Európában zárták le a határokat.)

De éppen azért, mert január óta figyeltük az eseményeket, még a járvány magyarországi felbukkanása előtt, februárban bevezettük a szükséges egészségbiztonsági intézkedések jelentős részét.

• Szervizeinkben dolgozóink számára kötelezővé tettük a kéz- és eszközfertőtlenítők;ezt követően az arcot eltakaró maszkok viselése is kötelezővé vált;
• majd megkértük az ügyfeleinket, hogy a bejárat előtt (egymástól 2 méteres távolságot tartva) sorakozzanak, és egyszerre csak egy személy tartózkodjon az üzlettérben;
• természetesen a nyitvatartási időt is a rendeletben foglaltak szerint alakítottuk;
• és védőplexivel szereltük fel a pultjainkat.

Ez azonban csak a felszín, a háttérben ennél komolyabb egyeztetések és intézkedések zajlottak.

Nem csak mondjuk: a megoldás az innovációban rejlik

A márciusi események és intézkedések után – nem meglepő módon – egyre erősödtek a vírussal kapcsolatos negatív hangok. Láttuk, hogy ha nem lépünk, munkahelyek szűnhetnek meg. Ezt a helyzetet közösen kell megoldanunk.

Az első lépés tehát az volt, hogy átbeszéljük, hol tudunk mi segíteni – munkatársainknak és ügyfeleinknek egyaránt –, meddig ér a kezünk, és hol az a határ, ahol már mi sem tudunk érdemben segíteni.

Hiszen láttuk, hogy az oktatástól kezdve a legtöbb munkahelyig minden megsínyli a közelgő válságot.

Összesen 3 vészhelyzeti esetre készítettük fel cégünket. Optimalizáltuk a kiadásainkat, ami külön kihívásokat jelentett a védekezéssel járó extra költségek miatt. És arról a későbbiekben is beszélünk még, a HUF/USD árfolyam sem könnyítette a helyzetet. 

Megvizsgáltuk, milyen árbevétel mellett milyen költségekkel kell számolnunk akkor, ha részlegesen, és ha teljesen be kell zárnunk. Felkészültünk olyan feladatok elvégzésére, amit teljes bezárás esetén el tudtunk volna végezni. 

Őszinte leszek veled, az elsődleges szempont a munkatársaink védelme volt. Az ő egészségi és anyagi biztonságukat helyeztük előtérbe, hiszen:

1. ők azok, akik munkája nélkül a Smart Clinic nem tartana ott, ahol;
2. nélkülük másoknak sem tudtunk volna hatékony segítséget nyújtani.

Hiszünk abban, hogy egyenes, lényegretörő és gyors kommunikációval a legtöbb probléma megoldható – a károk pedig csökkenthetőek. Az elmúlt években is ezért dolgoztunk, ebben tehát nem volt változás.

Arra is volt forgatókönyvünk, hogy ha teljesen elzáródik a csap, és dolgozni sem tudunk, akkor mennyi ideig tudjuk a tartalékainkból menteni a menthetőt. Szerencsénkre a legjobb forgatókönyv valósult meg, még úgy is, hogy értek károk bőven minket. Ennek ellenére továbbra is itt vagyunk, hogy segítsünk, méghozzá teljes létszámban. Mi nem gyarapítottuk a munkanélküliek számát szerencsére.

Az iroda hazaköltözött

Egyértelmű volt, hogy a szervizeseink nem tudnak home office-ban javítani. Az irodai munkatársak viszont tudnak otthonról dolgozni. Bár arra az esetre is volt forgatókönyvünk, ha kollégáink a szervizbe sem járhattak volna be – igaz, nem termelőtevékenységről beszélünk, de a kényszer szülte helyzetben a folyamataink fejlesztésére fordítottuk volna a munkaidőt.

Miután tehát a szervizeinket a fentiekben már említett módon felkészítettük a helyzet kezelésére, a home office munkavégzés kialakítását helyeztük fókuszba. Ez kiemelt fontosságú volt, hiszen a beszerzési támogatás nélkül a szervizesek hiába állnak helyt nap mint nap az üzlettérben, ha nincs alkatrész, az egész hiába.

Bár sok minden (szerencsére) nem változott a beszerzési oldalon, néhány kellemetlenség azért adódott. Az árfolyam alakulása miatt minden külföldről érkező alkatrészt drágábban kapunk meg, mint korábban. Ráadásul a szállítmányozó cégek vészhelyzeti felárat vezettek be, hiszen drasztikusan csökkent a légifolyosó-kapacitás. Külön kiemelendő, hogy még ilyen körülmények között is sikerült elkerülnünk a drasztikus áremeléseket – ami egyébként több iparágat is érint jelenleg. Ezt főként korábbi árukészletünk méretének köszönhetjük.

Mobilszerviz ajtónyitásra

A vészhelyzet idején kiemelten fontos volt, hogy aki csak tud, maradjon otthon – ahogyan arra Győrfi Pál számtalanszor emlékeztetett mindenkit.

A feladatunk tehát egyértelmű volt: elvinni a teljes szervizt azoknak, akiknek szükségük van rá, de nem mozdulhatnak ki az otthonaikból.

Több ötlet közül végül a szervizfutár-szolgáltatás fejlesztése lett a befutó.

Szerencsére nem kellett mindent a startmezőről kezdenünk, mert az elmúlt 7 évben már kialakítottunk egy stabil rendszert azok számára, akik nem tudnak személyesen eljönni a szervizeinkbe, de mérnöki minőségű javítást szeretnének. 

Első lépésként tehát ingyenessé tettük országos szervizfutár-szolgáltatásunkat azáltal, hogy átvállaltuk ennek költségeit a futárszolgálattól. 

És bár korábban is népszerű volt a szervizfutár-szolgáltatás, az elmúlt hónapokban tapasztalt hirtelen növekedés miatt még megtöbbszöröződött az ilyen típusú megrendeléseink száma. Ez azért is fontos, mert ezáltal nemcsak ügyfeleinknek tudunk segíteni és szervizeseinknek munkát biztosítani, a velünk szerződött futárszolgálat is plusz bevételhez jut, amelyből ők is munkahelyeket tarthatnak fenn.

Láttuk azonban, hogy az Operatív Törzs másként kezeli a budapesti és a vidéki eseteket. Ez nem meglepő, hiszen a fertőzöttségi adatok és a terjedés mértéke is másként alakult a vidéki nagyvárosokban, mint Budapesten.

Mivel a fővárosban szigorúbb intézkedések léptek érvénybe, egyértelmű volt, hogy az ingyenes futárszolgálaton kívül valami mással is elő kell rukkolnunk – ráadásul a munkatársaink megélhetésének védelmében a teljes karanténra is fel kellett készülnünk.

A Smart Clinic gyorsreagálású szervizhadteste

Nevetni fogsz, de szeretjük a szuperhősfilmeket – Zolinak (a programozónk) akkora képregénygyűjteménye van, hogy néhány kötetet az irodában kell tartania.

Innen jött az ötlet, hogy alakítsuk a Smart Clinic szervizcsapatát egy szuperhős-alakulattá, akik ha kell, akár 1 napon belül kimennek a javítandó készülékért, és még aznap vissza is viszik. (Ez persze a javítás mértékétől és nehézségétől is függ.)

De itt még nincs vége a történetnek.

Akadt ugyanis egy probléma. Ha mindezt külsős futárcéggel oldjuk meg, komoly pluszköltségeket szabadítunk a saját nyakunkba. Márpedig a jelenlegi helyzetben a takarékos megoldásokra kell fókuszálnunk, hiszen a célunk az volt, hogy minden munkatársunk velünk maradhasson a vészhelyzet idején is.

És akkor felmerült a kérdés: miért ne futárkodhatnának a munkatársaink is?

A kollégák számára fenntartott Facebook-csoportban megfuttattuk az ötletet, és a Smart Clinic expressz futárszolgálatának pillanatok alatt megalakult.

Így nemcsak a kiadásainkat csökkenthettük, hanem munkát adhattunk azoknak, akiknek a vírushelyzet miatt csökkenő forgalom miatt esetleg kevesebb munkájuk lett volna.

A legfontosabb, hogy törődjünk egymással

A jelenlegi helyzetben rengetegen maradnak egyedül, bezárva a saját otthonaikba. Munkánkból adódóan és magánemberként is tapasztaljuk, hogy a kommunikáció létfontosságú az ember életében.

Ezért nem elégedtünk meg azzal, hogy biztosítjuk a javítás lehetőségét mindenki számára, akinek a munkájához, a mindennapi kapcsolattartáshoz, vagy épp a távoktatáshoz van szüksége okostelefonjára, iPadjére vagy MacBookjára.

Hiszen nem tudhatjuk, hányan vannak akár ügyfeleink között olyanok, akiknek hiába van meg minden eszközük a digitális kapcsolattartáshoz, mégsem osztják meg (vagy nem tudják megosztani) másokkal az élményeiket, problémáikat, örömeiket és kérdéseiket.

Ezért a hírlevélszoftverünket ebben az időszakban arra használtuk, hogy folyamatosan kapcsolatot tartsunk ügyfeleinkkel, és egyrészt olyan tartalmakat adunk nekik, amelyek a vírus idején (is) hasznosak – például milyen alkalmazásokat érdemes home office idején használniuk, vagy hogyan szabályozható a gyerekek túlzott telefonhasználata –, igyekeztünk azt is megkérdezni, ők hogy vannak, miben tudunk segíteni nekik?

Az ilyen levelekre érkező válaszok ráadásul nekünk is segítettek. Hiszen a csapat, látva azt, hogy mennyit számít a munkájuk, amivel emberek ezrei tarthatják a kapcsolatot – még ha csak digitálisan is – szeretteikkel és munkatársaikkal, napról napra lelkesebben képes dolgozni.

Arra biztatunk tehát téged is, hogy ebben a helyzetben fordíts kiemelt figyelmet arra, hogy családtagjaiddal, barátaiddal, ha csak digitálisan is, de igyekezz napi kapcsolatban lenni. Már egy-egy Messenger-üzenet is rengeteget segíthet, időnként pedig videochaten is beszélgethettek – az ismerős arcok ugyanis hihetetlen mértékű erőt adnak.

Ha pedig bármiben a segítségedre lehetünk, keress minket bátran!